· Manfredi Miraula · Case Study · 2 min read
Oltre 1.000 documenti elaborati automaticamente ogni mese. Zero estrazione manuale.
Una grande azienda farmaceutica passava ore ogni settimana a copiare a mano i dati da documenti regolatori non strutturati. Abbiamo costruito una pipeline di estrazione automatica: meno lavoro manuale, tempi più brevi e meno errori.
Aprire un PDF, leggerlo, copiare i dati in un foglio di calcolo, passare al successivo. Per il team di una grande azienda farmaceutica la settimana funzionava così.
Ci volevano ore ogni settimana, e i documenti da trattare erano centinaia al mese.
Il problema
L’azienda riceve un flusso continuo di documenti regolatori: relazioni cliniche, dossier di conformità, report di ispezione, scansioni di moduli cartacei. Nessuno segue un formato standard. Struttura, impaginazione e terminologia cambiano da un documento all’altro e da un paese all’altro.
Per questo nessuno strumento automatico esistente riusciva a gestirli, e il team doveva farlo a mano.
La soluzione
Abbiamo progettato e messo in produzione una pipeline che estrae i dati dall’inizio alla fine:
- Acquisizione di qualsiasi formato: PDF nativi, scansioni con OCR, file Word, email con allegati.
- Classificazione dei documenti: un modello riconosce di che tipo di documento si tratta e applica le regole di estrazione giuste.
- Strutturazione dei dati: i campi che servono vengono estratti, validati e scritti nel sistema di destinazione (ERP, database o data warehouse).
- Revisione umana quando serve: i casi ambigui vengono segnalati a una persona, con il contesto già compilato.
Non ci sono template rigidi da mantenere: il sistema regge la varietà dei documenti veri.
I risultati
- Oltre 1.000 documenti al mese elaborati senza intervento umano.
- Nessuna estrazione manuale per i casi standard.
- Tempi di lavorazione molto più brevi, dall’arrivo del documento al dato pronto.
- Più accuratezza rispetto all’inserimento a mano, con la tracciabilità completa di ogni passaggio.
Il principio che si applica ovunque
Lo stesso approccio funziona in tutti i settori che lavorano con documenti non strutturati: studi legali e notarili, uffici compliance, banche, assicurazioni.
Se nel tuo team qualcuno passa le giornate a ricopiare dati dai PDF in Excel, si può fare di meglio. Non serve rivoluzionare l’azienda: basta individuare il flusso giusto e costruire qualcosa di preciso su quello.
Hai un problema simile? Scrivici e capiamo insieme se possiamo aiutarti.